Согласование бухгалтерских документов по ЭДО с помощью Телеграм бота 1С

Клиент оказывает услуги по ведению бухгалтерского учета в программе «1С:Бухгалтерия» для нескольких компаний-клиентов.

Основные заказчики клиента – компании малого бизнеса, которые отдают ведение бухгалтерских услуг на аутсорс. Задача клиента – обслуживать как можно больше клиентов и брать новых. Поэтому постоянно возникают задачи по ускорению бухгалтерских операций, требующих наибольших временных затрат.

Одной и таких, казалось бы, простых операций, на деле отнимающих много времени и растягивающихся во времени, является подписание документов в ЭДО. Документ, полученный по ЭДО должен предварительно утвердить один или несколько сотрудников компании и только потом его можно подписать. Отправлять документы сотрудникам на утверждение приходится по Email или через мессенджеры, в основном Телеграм. «Утверждения» приходят в разное время в течение дня. При этом надо помнить и проверять, какие сотрудники должны утвердить какой документ, и все ли нужные сотрудники утвердили документ. Это приводит к лишнему контролю «утверждений», периодическим ошибкам (когда документ утвердили не все сотрудники, а его подписали) и очень растягивается по времени. Клиент искал способы ускорить этот процесс.

Специалисты «Аллсан Интеграции» интегрировали в «1С:Бухгалтерия 8 ПРОФ» Телеграм-бота и переработали стандартный механизм согласования и подписания документов по ЭДО в трех системах: 1С-ЭДО, ЭДО Контур.Диадок, ЭДО СБИС. Теперь бухгалтер может в «1 клик» отправить документ всем ответственным на утверждение, а после получения всех «Утверждений» автоматически происходит подписание и отправка документа по ЭДО.

Реализован следующий механизм работы Телеграм-бота в «1С:Бухгалтерия»:
1) В разделе «Текущие дела ЭДО» в бухгалтер открывает документ, требующий подписания. Далее выбирает список сотрудников фирмы, у которых требуется утвердить документ. Ставит галочку «АвтоПодписать» после всех утверждений». И нажимает кнопку «Отправить на утверждение».
2) Сотрудники фирмы получают документ через Телеграм бота и после проверки нажимают в боте кнопку «Утвердить» или «Отказать» (с пояснениями).
3) Если по документу через Телеграм бота приходят «Утверждения» от всех указанных сотрудников, то документ автоматически подписывается и отправляется по ЭДО.
4) Если документ оказывается не «Утвержден», Телеграм бот отправляет причину отказа в Телеграм бухгалтера.

По каждой фирме бухгалтер может заводить списки сотрудников (с телефонами), ответственных за утверждения документов.

Наибольшая часть документов, требующих утверждения ответственными лицами перед отправкой по ЭДО, теперь утверждается и подписывается автоматически. У бухгалтера снята головная боль по отслеживанию «Утверждений» от всех ответственных лиц. Ускорен документооборот у фирм-клиентов, т.к. документы автоматически подписываются и отправляются для в ночное время. Принято решение о внедрении решения у всех сотрудников клиента.

Количественные показатели результатов внедрения:

• Более 90% документов, требующих утверждения ответственными лицами перед отправкой по ЭДО, утверждается и подписывается автоматически без дальнейшего участия бухгалтера
• Число ошибок (когда документ утвердили не все сотрудники, а его подписали) сократилось до нуля
• Высвободившееся время позволило клиенту взять ещё одного заказчика на сопровождение по бухучету
• Ускорен документов оборот у фирм-клиентов