Как улучшить адаптацию удаленных сотрудников —
обязательная основа и ноу-хау компаний

Тренд на удалённую работу в IT сфере всегда был актуален, но в последние годы достиг своего пика.

В компаниях, где проводят адаптацию, показатель удержания персонала на 82 % выше, чем в организациях без нее, а производительность сотрудников на испытательном сроке выше на 70 %. Но при удаленном формате работы адаптация замедляется из-за отсутствия личных контактов.

Каждому сотруднику в нашей компании присваивается порядковый номер, затем рандомайзером выбираются два числа. Так мы определяем, у кого сегодня будет «чайный созвон» по видеосвязи, где можно общаться обо всем. Сотрудники знакомятся друг с другом, и отношения между отделами после этого становятся более тесными, что положительно влияет на работу всей компании.

Мы устраиваем командировку в главный офис на неделю. За это время сотрудник лично знакомится с коллегами и руководством, своими глазами видит, как работает компания в офлайн-режиме. Во время такой командировки проводим в офисе мероприятия, которые помогают погрузиться в ценности компании. Один из рабочих дней сотрудника объявляется выходным (с сохранением заработной платы) — компания за свой счет организует экскурсию по городу, а также обед.

Процесс можно и нужно автоматизировать, особенно если в компании много удаленных позиций. Вот как это может выглядеть на практике.

Адаптация сотрудника начинается еще до того, как он приступил к рабочим обязанностям. Для этого HR-специалист вместе с руководителем формирует программу, где обычно прописывает:

• контакты наставника;
• цели на испытательный срок;
• план работы на первый день и первую рабочую неделю;
• план погружения в работу;
• даты онлайн-встреч.

В готовом решении для адаптации Mirapolis Onboarding не нужно каждый раз составлять план адаптации заново. Можно взять типовой план, заранее разработанный для той или иной должности, и настроить процесс под конкретного сотрудника, убрав лишнее и добавив нужное. Такой план включает:

• список задач, которые нужно выполнить, чтобы успешно пройти испытательный срок;
• наставника для каждой задачи;
• учебные материалы, инструкции, шаблоны и бланки, доступы к рабочим программам.

Актуальную информацию можно отправить сотруднику в приветственном письме, но она может измениться, а HR-специалист может забыть внести корректировки. К тому же проверка всей документации занимает время, и что-то может потеряться.

В Mirapolis Onboarding у каждого сотрудника в личном кабинете есть справочник, где собрана вся актуальная информация:

• о компании;
• ответы на наиболее распространенные вопросы;
• полезные ссылки на внешние ресурсы;
• ссылки на внутренние обучающие материалы.

В первый рабочий день HR-специалист или руководитель компании устраивает с новым сотрудником созвон или проводит онлайн-встречу, чтобы ввести в курс дела. Также новичка представляют в корпоративном чате, чтобы коллеги могли заочно с ним познакомиться.

В Mirapolis Onboarding информация собрана в личном кабинете сотрудника. Это не отменяет необходимости установочных созвонов, хотя и сокращает их длительность. Однако исключаются искажения, возможные при устной передаче, и информация подается более наглядно. В том же личном кабинете есть полная информация о коллегах сотрудника.

Как именно будет проходить адаптация, во многом зависит не только от специальности, но и бэкграунда: кто-то имеет более богатый опыт, у кого-то он меньше. Учесть все при работе вручную невозможно. С помощью опросов и тестирования цифровая система позволяет автоматически оценить компетенции и составить индивидуальный план адаптации.

Из-за недостатка личных контактов при удаленном формате работы особенно важно, чтобы у нового сотрудника был наставник. Он расскажет, как работать с используемыми в компании трекерами и учетными системами, познакомит с коллегами и поможет сориентироваться в задачах.

Во многих компаниях таким наставником является HR-специалист, но он не способен помочь с узкими рабочими задачами. А у руководителя может не быть на это времени. Поэтому вскоре после прихода в компанию часто оказывается, что сотрудник предоставлен сам себе.

Благодаря Mirapolis Onboarding вы сможете быть уверены, что сотруднику помогают на протяжении всего периода адаптации. В системе можно назначать не одного, а нескольких наставников — под разные задачи, и сотрудник будет видеть их контакты.

Достоинством готовых решений Mirapolis является легкая интеграция друг с другом. Так, Mirapolis Onboarding отлично работает с Mirapolis LMS, что позволяет управлять не только адаптацией, но и обучением сотрудников — как во время адаптации, так и после.

В этом убедилась компания по производству и продаже мебели и матрасов «Орматек», где работает 5000 сотрудников из 17 стран. Ей удалось автоматизировать процесс адаптации, перевести обучение в онлайн, мотивировать сотрудников с помощью геймификации и наладить контроль знаний.

При выходе нового сотрудника HR-специалист вносит в свой календарь регулярные созвоны и онлайн-встречи с ним, чтобы помочь в организационных вопросах, поддержать и ускорить погружение в корпоративную культуру.

Устраивать подобные созвоны можно по итогам дня, недели, месяца. Так сотрудник будет чувствовать, что не брошен, и сможет задать необходимые вопросы, а наставник — проследит динамику. Возможно, выяснится, что надо скорректировать задачи.

Инициатором созвона или онлайн-встречи может стать и сам сотрудник, например, если у него назрело много вопросов.

Отладить систему взаимодействия всех звеньев компании мне помогла «Инструкция №0». В ней описано, что делать сотрудникам, когда что-то идет не так. Это база, на которую могут опираться как работники, так и руководители, чтобы исправить ситуацию.

Новый формат работы помог не только удержать бизнес «на плаву», но и проверить ответственность сотрудников. Те, кто успешно справился, работают на удаленном формате, менее ответственных переводим работать в офис под крыло руководителя.