Кейс «Автоматизация учёта и оборачиваемости в ООО «МатСервис»

Компания «МатСервис» начинала с небольшого складского помещения и пары десятков ковров, сдаваемых в аренду для городских праздников и свадеб. Основанная в начале 2000‑х, она постепенно расширяла парк, обслуживая всё больше мероприятий, пока не стала одним из ключевых игроков на рынке аренды ковров для гостиниц, офисов и крупных событий в России.
Спустя годы компания управляет парком из десятков тысяч ковров, а её годовая выручка превышает 1,1 млрд руб. «МатСервис» прошёл путь от небольшой локальной базы до федерального лидера, который обеспечивает тысячи отелей, ресторанов и ивент-агентств по всей стране чистыми и качественными коврами для их повседневной работы и специальных мероприятий.

Компания эксплуатирует парк из десятков тысяч ковров, каждый из которых проходит многократный цикл:
Склад (база) → Отгрузка клиенту → Возврат от клиента → Приёмка → Химчистка / ремонт → Готовый склад → Повторная аренда.
До внедрения автоматизации весь учёт вёлся вручную: операторы вносили номера ковров, заполняли бумажные накладные, тратили часы на сверку остатков. Оборачиваемость контролировалась «по факту» — с большими задержками.

Можно перечислить основные проблемы компании до автоматизации:

• Ручное сканирование штрихкодов каждого ковра при приёмке/отгрузке вызывало ошибки и пропуски, партия ковров обрабатывалась до двух часов
• Отсутствие онлайн-статуса ковра (у клиента, в чистке, в ремонте) делала невозможной точное планирование выдачи и допускало потерю ковров
• Задержки в оформлении документов перемещения приводили к искажению себестоимости оборачиваемости в учёте
• Отсутствие автоматического расчёта оборачиваемости - руководство не видело реальных циклов, запасы "залеживались"

Техническая архитектура
  RFID-метки приклеены к каждому ковру (уникальный идентификатор).
  На пунктах приёмки и отгрузки установлены Wi-Fi-считыватели(RFID) — они считывают до 100 меток за секунду, когда тележка с коврами проезжает через зону контроля.

• Разработан документ «Перемещение товаров» в 1С, который автоматически заполняется при считывании.

Бизнес-процесс (цикл)

1. Отгрузка клиенту– оператор в 1С создаёт заказ, выбирает ковры, сканирует метки (или просто нажимает кнопку «Считать по Wi-Fi»). Система формирует документ перемещения со склада «База» на склад «Клиент» (субконто — город и контрагент).
2. Возврат от клиента – тележка с коврами заезжает в зону приёмки, Wi-Fi-сканер автоматически считывает все метки. Оператор открывает документ перемещения, нажимает «Прочитать метки» — 1С подтягивает список ковров и создаёт обратный документ перемещения с указанием склада «Готовый товар» (или на участок химчистки).
3. Участок химчистки и ремонта – ковры с признаком «требует чистки» направляются в цех. После обработки они переводятся на склад готовой продукции с новым статусом «Годен к выдаче».
4. Оборачиваемость – в 1С настроен отчёт, который автоматически рассчитывает для каждого ковра:

  количество циклов «аренда-возврат» за период;
  средний срок нахождения у клиента;
  среднее время между чистками;
  коэффициент оборачиваемости (в днях и количестве оборотов)

Время обработки одной партии при приёмке или отгрузке сократилось с 90 до 30 минут — в 3 раза. Эффективность учёта, измеряемая по скорости и точности операций, выросла с 75% до 94%, что дало прирост на 25% за счёт устранения ошибок и ускорения процессов.

Доля потерянных ковров снизилась с 3,2% до 0,5% — в 6 раз, а просроченная дебиторская задолженность по аренде уменьшилась с 12% до 8% благодаря точному отслеживанию возвратов.

Средняя оборачиваемость одного ковра увеличилась с 4,1 до 5,3 раз в год, что означает ускорение цикла на 29%.

Время формирования отчёта по оборачиваемости сократилось с одного дня при ручном своде до двух минут при автоматическом формировании — практически мгновенно.

Дополнительно удалось снизить затраты на инвентаризацию — теперь она проводится онлайн, без остановки работы. Улучшилось и клиентское обслуживание: операторы мгновенно видят, какие ковры свободны и чисты, что сокращает время подбора для заказчиков. Рост выручки на 5% в 2025 году (до 1,1 млрд руб.) достигнут в том числе благодаря повышению оборачиваемости активов — инвестиции в автоматизацию окупились за 8 месяцев.

Полученное решение уже тиражируется на другие склады компании. В планах — интеграция с мобильным приложением для клиентов, чтобы они могли отслеживать статус своих ковров в режиме реального времени. Также внедряется предиктивная аналитика: на основе данных об оборачиваемости система будет сама рекомендовать время для профилактической чистки и выводить из эксплуатации изношенные ковры.

Автоматизация учёта позволила ООО «МатСервис» сократить время обработки в 3 раза, повысить эффективность учёта на 25%, обеспечить прозрачность жизненного цикла каждого ковра, нарастить оборачиваемость и, как следствие, увеличить выручку. Этот кейс наглядно демонстрирует, что точечное технологическое обновление операционных процессов даёт измеряемый бизнес-результат, масштабируемый на всю компанию.