Отрасль
Любая.

Задача
К нам обратился заказчик, который ведет управленческий учет в системе на основе конфигурации УПП с 2010 года.

Развитие системы происходило спонтанно, силами штатных программистов, без глубокой проработки экономической модели деятельности предприятия. Главным образом внимание уделялось учету движения денежных средств с простейшей аналитикой по статьям расходов.

По мере развития бизнеса и укрупнения предприятия, а также в условиях падения рынков сбыта, потребовалось установить ограничения по бюджетам расходов и контролировать их исполнение. Но несмотря на достаточно точный учёт расходов в количественном выражении, аналитика по статьям оказалась непригодной для решения задачи бюджетирования.

Заказчик поставил следующие задачи:

• установление ежемесячных планов расходов по утвержденному списку статей бюджета с ответственным за их исполнение, в том числе в разрезе подразделений предприятия;
• создание отчётности, оперативно показывающей план, факт и отклонение по статье;
• оповещение ответственных по статьям при приближении фактических расходов к плану бюджета;
• внедрение системы бюджетирования не должен вносить существенных изменений в деятельность пользователей системы.

Предпроектное исследование показало:

• предлагаемый заказчиком список статей бюджетирования не проработан и с большой вероятностью будет подвергаться значительным изменениям в процессе эксплуатации;
• принятые на предприятии статьи расхода невозможно однозначно соотнести с предлагаемыми статьями бюджета;
• для улучшения понимания структуры расходов необходимо введение подстатей бюджета.

Реализация проекта
Для выполнения поставленной задачи был использован ранее внедренный нами конструктор проводок и отчетов для управленческого плана счетов. Этот конструктор позволяет настраивать проводки документа на лету, без внесения изменений в конфигурацию.

Работа была проделана за два месяца после предпроектного исследования. Изменения конфигурации были сведены к минимуму и не доставили никаких неудобств заказчику.

1. Создан иерархический справочник статей бюджета и регистры сведений для хранения плановых показателей. План счетов был расширен забалансовыми счетами для учета оборотов по бюджетным статьям, и обеспечены проводки по ним.
2. Конструктор отчетов был дополнен возможностью отбора проводок по определенным комбинациям субконто, соответствующим расходам по статьям бюджета.
3. Был создан отчет по бюджету и проведено дальнейшее обучение пользователей по его изменениям и настройке.
4. Разработан механизм оповещения ответственных за статьи бюджета о приближении к лимитам расходов.
5. Для удобства оперативного доступа к отчету руководителям предприятия был создан образ отчета в Power BI.

Результат
Реализация проекта прошла в полном соответствии с задачами предприятия по бюджетированию.

• Финансовый отдел предприятия имеет возможность вносить плановые показатели, назначать ответственных по статьям бюджета, а также контролировать его выполнение.
• Ответственные по статьям бюджета своевременно получают предупреждения о возможных перерасходах.
• Руководители предприятия оперативно видят всю информацию, в том числе и с мобильных устройств. При необходимости уполномоченные пользователи могут менять, расширять структуру статей бюджета и настраивать проводки документов без привлечения программистов.