Кейс «Автоматизация бизнес-процессов компании «Симон Электрик»

Компания «Симон Электрик» производит электрооборудование. Небольшая мастерская, основанная в городе Олот в 1916 году для удовлетворения спроса на дефицитные ламповые патроны, спустя 104 года превратилась в многонациональную компанию Simon, которая продолжает играть важную роль в повседневной жизни многих людей при их взаимодействии с осветительными приборами.

В 1995 году компания «Simon» запускает первую систему «Умный дом» и становится пионером в деле интеллектуального управления жилыми помещениями, которое обеспечивает безопасность и комфорт, а также запускает процесс своей интернациолизации.

«Simon» стремится быть для пользователя частью повседневного использования в том действии, которое мы делаем, не задумываясь, каждый день: зажигаем и гасим свет. Но с каждым разом цифровые и автоматические функции все больше применяются в изделиях «Simon», чтобы стать частью повседневной жизни людей.

В компании использовались устаревшие редакции программ «1С:Бухгалтерия» и «1С:Управление торговлей». Кроме того, из-за расширения компании требовалось объединить разные виды учета в одной информационной базе. Тогда-то и было принято решение — автоматизировать деятельность компании «Симон Электрик» на базе 1С:Комплексная автоматизация, к чему наша команда компании «Аллсан Интеграция» и приступила.

Компания «Симон Электрик» занимается производством и продажей электротехнической продукции, и в ее бизнес-процессах можно выделить несколько ключевых аспектов.

К основным бизнес-процессам компании можно отнести:

• производственные процессы: планирование, закупка сырья, производство, контроль качества и складирование продукции;
• сбытовые процессы: оформление заказов, управление клиентами, доставка и логистика;
• финансовые процессы: бухгалтерия, управление денежными потоками, анализ финансовых результатов;
• управление запасами: контроль за наличием товаров на складе, управление запасами и прогнозирование потребностей;
• управление персоналом: набор, обучение, учёт рабочего времени и мотивация сотрудников.

В ходе проекта были настроены основные функциональные блоки «1С:Комплексной автоматизации»:

• Продажи;
• Закупки;
• Склад;
• Казначейство;
• Производство;
• Финансовый результат и контроль;
• Внеоборотные активы.

В процессе внедрения каждого блока мы работали над реорганизацией и созданием системы управленческого учета для компании. При этом следовало учесть множество нюансов, возникающих на пути к достижению конечной цели, таких как: анализ бизнес-процессов, настройка конфигурации, организация обучения пользователей, интеграция с существующими системами «1С:Бухгалтерия» и «1С:Управление торговлей», обеспечение безопасности данных, настройки отчетности.

Неожиданно, основным затруднением оказался человеческий фактор — сопротивление сотрудников к изменениям, касающимся их привычной работы. Однако, как только сотрудники отделов увидели положительные результаты внедрения, а именно: рост оборачиваемости складских запасов увеличился на 25%, увеличилась скорость формирования отчетности на 25%, обработка заказов увеличилась на 80% (ранее обработка занимала до 1 часа, сейчас же время сократилось до 10 минут), их отношение изменилось, особенно это касалось руководителей.

Автоматизировали начисления по:

• договорам лизинга;
• налогам;
• аренде;
• основным средствам (включая амортизацию ОС);
• резервам.

На производстве система обеспечивает:

• Автоматизированный учет загрузки работников и планирование рабочего времени.
• Возможность отслеживания выполнения задач и их статуса в реальном времени, что улучшает планирование производственных процессов.
• Учет производственных материалов и готовой продукции через интегрированные с системой модули, что уменьшает вероятность ошибок и позволяет оперативно реагировать на изменения.

Приведем пример производственного процесса «Литье деталей».

Склад, на котором будет происходить литье, наполняют необходимой номенклатурой и затем отливают необходимую деталь. В 1С процесс отражается так:

• сначала товар перемещается на нужный склад;
• затем в документе «Производство без заказа» выбирается продукт, который производится (по определенной спецификации);
• из спецификации номенклатуры, участвующей в производстве, и проводится документ;
• при проведении документа компоненты и материалы списываются, а на склад поступает уже готовая продукция.

Мы оптимизировали выпуск промежуточной продукции, а именно: доработали документ «Производство без заказа». Если для производства готовой продукции необходимо было сделать еще один компонент, то в производственные материалы подставлялась та номенклатура, которая нужна для создания промежуточной. Чтобы не разбивать производство на несколько заказов, мы сделали возможность списывать компоненты в рамках одного заказа на производство.

Учет на складе и закупки осуществляются через модуль, интегрированный в систему. При поступлении товара информация автоматически фиксируется в системе, что позволяет:

• отслеживать количество и стоимость запасов в реальном времени;
• проводить инвентаризацию более эффективно;
• прогнозировать потребности в закупках на основе текущих остатков и планов производства.

Торговые процессы также ведутся в программе. Продавцы в своей работе:

• обрабатывают заказы клиентов и формируют коммерческие предложения;
• ведут клиентскую базу и фиксируют взаимодействия;
• получают информацию о наличии товара на складе и сроках доставки;
• выставляют счета и управляют условиями оплат.

Руководители следят за многими ключевыми отчетами, включая:

• финансовую отчетность, показывающую результаты деятельности за определенный период — «Отчет о движении денежных средств», «Отчет о финансовых результатах» и другие;
• отчеты о продажах, включая анализ клиентской базы и эффективность работы продавцов — «Отчет по продажам», «Анализ продаж по клиентам»
• отчеты по закупкам и складу, которые позволяют оценить эффективность управления запасами — «Отчет об остатках на складах», «Отчет по закупкам»
• отчеты о производительности сотрудников, что помогает в оценке загрузки и распределения задач внутри команды — «Анализ загруженности сотрудников».

Изначально организация намеревалась автоматизировать лишь одну часть продаж с помощью решения 1С, а затем постепенно расширять возможности системы. Однако результаты проекта оказались выше ожиданий:

• расширена клиентская база, автоматизировано большинство рабочих процессов — создание и обработка заказов, формирование отчетности, создание документов на производство (литье) компонентов, исключены ошибки при ручном вводе документов.
• разработаны новые инструменты обеспечения потребностей производства в материалах.
• фиксируется загрузка специалистов в течение рабочего дня и статистика по выполненным задачам.
• сокращение времени на рутинные задачи высвободило ресурсы для стратегического планирования.
• отмечен эффект в организации рабочего времени и повышении качества обслуживания клиентов.
• работа склада стала более прозрачной, сократилась вероятность ошибок при инвентаризации;

Максимально использованы типовые возможности конфигурации, а это означает, что обновления и техническая поддержка не вызывают сложностей.
«Симон Электрик» отмечает, что внедрение «1С:Комплексная автоматизация 8» — один из лучших шагов на пути к цифровизации бизнеса.

Генеральный директор Узков К. Н.: «Благодарим компанию „Аллсан Интеграция“ за поддержку, профессионализм и индивидуальный подход. Ждем новых проектов и уверены в вашем неоценимом вкладе в наше успешное развитие».

Источник